Cari Hesap Nedir, Takibi Nasıl Yapılır?

Cari hesap, bir işletmenin müşteri veya tedarikçisiyle yaptığı tüm alış, satış, tahsilat ve ödeme hareketlerinin tek bir hesap altında toplandığı muhasebe kaydıdır. Türk Ticaret Kanunu’nun 89. maddesi cari hesabı, iki tarafın alacaklarını teker teker istemekten vazgeçip kalem kalem alacak-borç şeklinde işleyerek hesap kesimi sonunda artan tutarı talep ettiği sözleşme olarak tanımlar.

Bu yazıda cari hesabın tanımını, içeriğini, yasal dayanağını ve takibinin defter, Excel ve yazılım yöntemleriyle nasıl yapıldığını bulacaksınız. Cari dönem, cari bakiye, cari oran ve cari hesap tablosu gibi temel kavramları, muhasebe kaydını ve ödenmeyen alacaklar için icra takibi sürecini de ayrı başlıklarda ele aldık.

Cari Hesap Nedir?

Cari hesap, ticari ilişkisi olan iki tarafın karşılıklı borç ve alacaklarını tek tek tahsil etmek yerine dönem sonuna kadar biriktirip mahsuplaştığı bir sistemdir. Şirket A, şirket B’ye yıl içinde 12 fatura kesip 8 tahsilat aldığında, her işlem ayrı ödeme süreciyle takip edilmez, tüm hareketler aynı cari hesap altında toplanır ve dönem sonunda net bakiye üzerinden hesaplaşılır.

Cari hesabın hukuki geçerlilik kazanması için yazılı bir cari hesap sözleşmesi gerekir. Sözlü anlaşmaya dayanan kayıtlar Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli sayılmaz, ihtilaf halinde mahkemede ispat gücü zayıf kalır. Sözleşme gerçek kişiler, tüzel kişiler veya banka müşterisi arasında düzenlenebilir.

Cari Hesabın İçeriğini Ne Oluşturur?

Cari hesap içeriği sadece fatura ve tahsilat kaydından ibaret değildir, taraflar arasındaki tüm finansal hareketleri kapsar. TTK 90. maddesi gereği ticari ilişkiden doğan her türlü alacak kalemi cari hesaba kaydedilir.

Cari hesabı oluşturan başlıca kalemler şunlardır:

Satış ve alış faturaları (mal ve hizmet)
Tahsilat ve ödeme dekontları (nakit, havale, EFT, çek)
İade faturaları ve mahsup kayıtları
Vade farkı ve gecikme faizi tahakkukları
Kur farkı kayıtları (dövizli işlemlerde)
Komisyon ve iskonto kalemleri
Ciro edilmiş senet ve çek hareketleri

TTK 93. madde gereği bazı alacaklar cari hesaba yazılamaz. Takas edilemeyen alacaklar (nafaka, işçi ücretinin asgari geçim payı), belirli bir amaca tahsis edilmiş paralar (vergi ödemesi için ayrılmış tutarlar) ve haksız olarak alıkonulmuş malların bedeli cari hesap kapsamı dışındadır. Ticari senet bedeli ise tahsil edildiğinde cari hesaba geçerli sayılır, tahsil edilemezse geri çekilir.

Cari Hesap Türleri

Cari hesap, ticari ilişkinin yönüne göre iki ana kategoriye ayrılır. Müşteri carisi alacak yönlü, tedarikçi carisi borç yönlü çalışır ve muhasebe kaydı bu yönde farklılaşır.

Cari hesap türleri ve özellikleri şunlardır:

Müşteri carisi (120 hesap): Mal veya hizmet sattığınız tarafları kapsar, satış faturası kesildiğinde borç tarafına yazılır, tahsilat geldiğinde alacak tarafına işlenir
Tedarikçi carisi (320 hesap): Mal veya hizmet aldığınız tarafları kapsar, alış faturasında alacak tarafına yazılır, ödeme yapıldığında borç tarafına geçer
Personel carisi: Çalışanlara verilen avanslar, harcama iadeleri ve maaş dışı ödemeler için kullanılır
Ortaklar carisi (131 ve 331 hesaplar): Şirket ortaklarıyla şirket arasındaki para hareketlerini takip eder

Aynı firma hem müşteri hem tedarikçi olarak karşınıza çıkabilir. Bu durumda iki ayrı cari kart açılır ve dönem sonunda mahsuplaşma yapılır.

Cari Hesap Takibi Nedir?

Cari hesap takibi, müşteri ve tedarikçilerle yapılan tüm finansal hareketlerin sistematik biçimde kaydedilmesi, vade tarihlerinin izlenmesi, bakiye dengesinin kontrol edilmesi ve dönem sonunda mutabakatla doğrulanması sürecidir. Sadece kayıt tutmak değildir, kayıtların anlamlı raporlara dönüştürülmesini de içerir.

Takip süreci üç aşamadan oluşur. İlk aşama veri girişidir, her fatura, dekont ve iade ilgili cari karta tarih sırasıyla işlenir. İkinci aşama analizdir, vade dolan alacaklar yaşlandırma raporuyla tespit edilir ve risk skoru oluşturulur. Üçüncü aşama doğrulamadır, karşı tarafla mutabakat yapılarak iki defter arasındaki tutarsızlıklar giderilir.

100’den fazla aktif carisi olan işletmelerde manuel takip artık sürdürülemez. Tek bir kayıt hatası, dönem sonu bakiyesinde binlerce liralık sapmaya yol açar ve nakit akışı projeksiyonunu yanlış yönlendirir.

Cari Hesap Sözleşmesi Nedir?

Cari hesap sözleşmesi, tarafların alacaklarını tek tek istemekten vazgeçip dönem sonunda mahsuplaşmaya razı olduklarını yazılı olarak beyan ettikleri belgedir. TTK 89-101. maddeleri ile Türk Borçlar Kanunu’nun 134-143. maddeleri sözleşmenin çerçevesini çizer.

Sözleşmede bulunması gereken zorunlu unsurlar şunlardır. Tarafların unvanı, vergi numarası ve adresi açıkça yazılır. Hesap devresinin süresi belirlenir (3 ay, 6 ay, 1 yıl). Vade farkı ve faiz oranları sözleşmede netleştirilir. Hesap kesim günü ve mutabakat prosedürü tanımlanır. Sözleşmenin fesih şartları (iflas, ölüm, karşılıklı anlaşma) yer alır.

Süre belirtilmediyse takvim yılının son günü hesap kapanış günü kabul edilir. Cari hesap sözleşmesi sırasında taraflar arasında alacaklı borçlu sıfatı doğmaz, bu sıfat ancak hesap kesimi gününde belli olur. Taraflardan birinin iflası halinde sözleşme kendiliğinden sona erer, ölüm halinde 10 gün önceden bildirimle fesih mümkündür.

Cari Hesap Takibi Neden Önemlidir?

Cari hesap takibi, nakit akışı planlamasının temel taşıdır. Kimden ne kadar alacağı olduğunu ve kime ne kadar borçlu olduğunu bilmeyen işletme, vade gününde tahsilat yapamaz ve kendi ödemelerini de aksatır.

Düzenli takip yapmayan işletmelerde üç tipik sorun ortaya çıkar:

Vadesi geçmiş alacaklar tahsil edilemeden zamanaşımına uğrar
Aynı faturaya iki kez ödeme yapılır veya iki kez fatura kesilir
Dönem sonu mali tablolarda gerçeği yansıtmayan bakiyeler oluşur

Doğru yönetilen cari hesap, vade takibini otomatikleştirir ve nakit akışı projeksiyonunu mümkün kılar. Önümüzdeki 30 günde gelecek 850.000 TL tahsilat ile çıkacak 720.000 TL ödeme arasındaki dengeyi anlık görmek, kısa vadeli finansman ihtiyacını günler öncesinden belirler.

Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır

Üç temel yöntemle cari hesap takibi yapılır. Her yöntemin avantajı ve sınırı farklıdır, işletme büyüklüğü ve işlem hacmi seçimi belirler.

Cari hesap defteri en eski yöntemdir, alacaklılar, satıcılar ve vergi borçları olmak üzere üç ana bölümden oluşur. 20-30’dan fazla aktif cari hesabı olan işletmeler için elverişsizdir, raporlama yapılamaz ve veri kaybı riski yüksektir. Yangın, sel veya defterin kaybolması durumunda tüm kayıt sıfırlanır.

Excel ile cari hesap takibi her cari için ayrı sayfa açmayı gerektirir. Tarih, açıklama, borç, alacak ve bakiye sütunları standart yapıdır. 50’ye kadar cari için işlevsel olabilir ancak formül hataları, sayfalar arası eşleştirme zorluğu ve eş zamanlı çoklu kullanıcı sorunu büyüme önünde engel oluşturur. Excel’de 200 cariyi yöneten muhasebeci dosya bozulması, formül kayması ve yedek kaybı riskleriyle düzenli karşılaşır.

Cari hesap programı ve ERP yazılımları her cariye otomatik kod atar, fatura kesimi anında cari harekete yansır, tahsilat ve ödeme kayıtları otomatik mahsuplaşır. Vade takibi, yaşlandırma raporu, müşteri risk skoru ve mutabakat süreci tek ekrandan yürür. Bulut tabanlı sistemlerde veri güvenliği yedeklemeyle korunur.

Cari Kart ve Cari Kod Nedir

Cari kart, her müşteri veya tedarikçinin kimlik bilgilerinin, finansal hareketlerinin ve bakiyesinin tutulduğu dijital veya fiziksel kayıttır. Üzerinde unvan, vergi numarası, adres, iletişim, vade günü, kredi limiti ve cari kod bulunur.

Cari kod, her kartı sistemde benzersiz şekilde tanımlayan kısa bir numara veya harf-rakam kombinasyonudur. 120.01.0001 gibi yapılandırılmış bir kodda 120 müşteri carisi ana hesabını, 01 bölgeyi, 0001 sıra numarasını gösterir. Tedarikçi carileri 320 ile başlar. Kodlama sistemini baştan doğru kurmak, 5 yıl sonra 3.000 cariye ulaştığında raporlamayı kolaylaştırır.

Cari Dönem Nedir?

Cari dönem, işletmenin mali kayıtlarının değerlendirildiği ve hesapların kapatıldığı belirli zaman aralığıdır. Vergi mevzuatında cari dönem genellikle takvim yılına denk gelir (1 Ocak – 31 Aralık), ancak özel hesap dönemi alan işletmeler için farklı tarihlerde başlayıp bitebilir.

Cari hesap bağlamında ise dönem, sözleşmede taraflarca belirlenen hesap kesim aralığıdır. Aylık, 3 aylık, 6 aylık veya yıllık dönemler tercih edilir. Yoğun ticari ilişkide aylık dönem önerilir, böylece bakiye birikmeden mutabakat yapılır. Düşük hacimli ilişkilerde yıllık dönem yeterlidir.

Dönem kavramı muhasebe açısından kritiktir çünkü kar-zarar hesabı, KDV beyannamesi ve mali tablolar cari dönem üzerinden hesaplanır. Bir dönemden diğerine geçişte devredilen bakiyelerin doğru aktarılması, sonraki dönemin sıhhati açısından zorunludur.

Cari Bakiye Nedir?

Cari bakiye, bir cari hesabın belirli tarihte borç ve alacak toplamı arasındaki farkıdır. Müşteri carisinde borç bakiyesi alacak bakiyesinden büyükse müşteri size borçludur, tersi durumda siz müşteriye borçlusunuz.

Bakiye üç şekilde görünür. Pozitif (borç) bakiye müşterinin ödenecek borcu olduğunu, negatif (alacak) bakiye müşterinin lehinize peşin ödeme yaptığını veya size iade hakkı doğduğunu gösterir. Sıfır bakiye iki tarafın tam mahsuplaştığı anlamına gelir.

Negatif bakiye her zaman olumlu işaret değildir. Çoğunlukla kayıt hatasını, eksik faturayı veya yanlış cariye yapılmış ödemeyi işaret eder. Negatif çıkan her bakiye işlem bazında incelenmeli, kaynağı bulunmadan kapatılmamalıdır. Dövizli işlemlerde kur farkı bakiyeyi günlük olarak değiştirir, bu yüzden döviz cinsinden ayrı izleme yapmak gerekir.

Cari Oran Nedir?

Cari oran, işletmenin kısa vadeli borçlarını dönen varlıklarıyla karşılama gücünü ölçen finansal göstergedir. Formül şudur:

Cari Oran = Dönen Varlıklar / Kısa Vadeli Borçlar

Dönen varlıklar bir yıl içinde paraya çevrilebilen kalemlerdir (kasa, banka, ticari alacaklar, stok). Kısa vadeli borçlar ise bir yıl içinde ödenmesi gereken yükümlülüklerdir (ticari borçlar, banka kredileri, vergi borçları).

Türkiye’de sağlıklı işletmeler için makul aralık 1,5-2 arasıdır. 1’in altında cari oran likidite sıkışıklığına işaret eder, işletme kısa vadeli borçlarını ödemekte zorlanır. 3 üzeri cari oran ise atıl sermaye varlığı anlamına gelir, varlıklar yatırıma dönüşmemiştir. Bankalar kredi başvurularında genellikle 1,5 ve üzeri cari oran arar.

Cari oranı düzenli takip etmek finansman kararlarını doğru yönlendirir. Doğru cari hesap takibi yapılmadığında alacaklar şişirilmiş veya eksik gösterilir, bu da oranı yanıltıcı hale getirir.

Cari Hesap Tablosu Nedir?

Cari hesap tablosu, bir cari hesabın belirli dönemdeki tüm hareketlerini tarih sırasıyla gösteren çizelgedir. Standart bir tabloda yedi sütun bulunur. Tarih sütunu işlemin gerçekleştiği günü, evrak no sütunu fatura veya dekont numarasını, açıklama sütunu işlemin niteliğini gösterir. Borç ve alacak sütunları tutarları ayırır, bakiye sütunu her hareketten sonraki net durumu hesaplar, vade sütunu ödeme tarihini belirtir.

Tablonun başında cari kart bilgileri yer alır. Müşteri unvanı, vergi numarası, kredi limiti ve dönem aralığı üst kısımda gösterilir. Tablonun sonunda dönem sonu bakiyesi, toplam borç ve toplam alacak rakamları özet olarak verilir.

Cari hesap tablosu mutabakat sürecinin temel belgesidir. Karşı tarafa gönderildiğinde, alıcı kendi tablosuyla satır satır karşılaştırma yapar. Eksik veya fazla görünen kalemler tablo üzerinde işaretlenir ve fark analizine geçilir.

Cari Hesap Ekstresi ve Yaşlandırma Raporu

Cari hesap ekstresi, belirli bir dönemdeki tüm borç-alacak hareketlerini tarih sırasıyla gösteren rapordur. Üzerinde her faturanın numarası, tarihi, tutarı ve o anki bakiye yer alır. Müşteriyle mutabakat sürecinde gönderilen ana belgedir.

Yaşlandırma raporu (aging report) ise alacakları vade dönemlerine göre gruplayan kritik bir rapordur. Tipik yaşlandırma şu dilimleri içerir:

Vadesi gelmemiş alacaklar
1-30 gün gecikmiş alacaklar
31-60 gün gecikmiş alacaklar
61-90 gün gecikmiş alacaklar
90 gün üzeri gecikmiş alacaklar

90 günü geçen alacakların tahsil edilebilirlik oranı her geçen ay düşer. Yaşlandırma raporu, hangi müşteriye telefon, hangisine resmi ihtar, hangisine icra takibi başlatılacağını net belirler.

Cari Hesap Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

Cari hesap muhasebe kaydı, tek düzen hesap planındaki 120, 320, 121, 321 gibi ana hesaplar üzerinden çift taraflı kayıt yöntemiyle yürür. Her işlem hem borç hem alacak tarafına eş tutarda yazılır.

Satış faturası kaydı:

120 Alıcılar (Borç) / 600 Yurtiçi Satışlar (Alacak) ve 391 Hesaplanan KDV (Alacak)

Müşteriden tahsilat kaydı:

100 Kasa veya 102 Bankalar (Borç) / 120 Alıcılar (Alacak)

Alış faturası kaydı:

153 Ticari Mallar (Borç) ve 191 İndirilecek KDV (Borç) / 320 Satıcılar (Alacak)

Tedarikçiye ödeme kaydı:

320 Satıcılar (Borç) / 100 Kasa veya 102 Bankalar (Alacak)

İade faturası kaydı (müşteri iadesi):

610 Satıştan İadeler (Borç) ve 391 Hesaplanan KDV (Borç) / 120 Alıcılar (Alacak)

Vade farkı tahakkuku:

120 Alıcılar (Borç) / 642 Faiz Gelirleri (Alacak)

Çek ve senet hareketleri 101 Alınan Çekler veya 121 Alacak Senetleri hesaplarına işlenir, tahsil edildiğinde 120 hesaba mahsup yapılır. Dövizli işlemlerde kur farkı 646 Kambiyo Karları veya 656 Kambiyo Zararları hesaplarında izlenir, cari bakiyeye karıştırılmaz.

Cari Hesap İcra Takibi Nasıl Yapılır?

Cari hesaptan kaynaklanan alacağın ödenmemesi durumunda alacaklı, İcra ve İflas Kanunu hükümlerine göre icra takibi başlatabilir. Takip iki ana yolla yürür.

İlamsız icra takibi mahkeme kararı aranmadan başlatılır. Cari hesap mutabakat formu, fatura, sevk irsaliyesi veya çek-senet alacağa dayanak gösterilir. İcra dairesine başvurularak ödeme emri çıkarılır ve borçluya tebliğ edilir. Borçlu 7 gün içinde itiraz etmezse takip kesinleşir ve haciz aşamasına geçilir. İtiraz halinde alacaklı, itirazın iptali davası açar.

İlamlı icra takibi mahkeme kararı veya noter senediyle yürütülür. Cari hesabın kapatılması davası sonucu mahkeme borcun varlığına hükmetmişse, bu ilamla doğrudan haciz işlemi başlatılır, itiraz hakkı sınırlıdır.

İcra takibinde mutabakatlı cari hesap kaydı kritik delildir. Karşı tarafça imzalanmış mutabakat formu, itirazın iptali davasında borçlunun “bu tutarı kabul etmedim” savunmasını zayıflatır. Bu yüzden cari hesabın 3 ayda bir mutabakatla kapatılması, olası ihtilafta ispat yükünü doğrudan etkiler.

İhtiyati haciz, borçlunun mal kaçırma şüphesi olduğunda alacağın tahsilini güvence altına alır. Cari hesap alacaklarında yaklaşık ispat yeterli sayılır, kesin ispat aranmaz. Çek ve senete bağlanmış cari hesap alacakları için kambiyo senetlerine özgü icra takibi daha hızlı sonuç verir.

Cari Hesap Takibinden Kim Sorumludur?

Küçük işletmelerde cari hesap takibi genellikle işletme sahibi veya tek muhasebe personeli tarafından yapılır. 5-10 çalışanlı işletmelerde ön muhasebe sorumlusu bu görevi üstlenir. 50 üzeri personelli şirketlerde alacak yönetimi ve borç yönetimi ayrı uzmanlara dağıtılır.

Cari hesap sözleşmesinde belirtilmediği takdirde takip sorumluluğu her iki tarafa da aittir. Uygulamada alacaklı taraf kendi alacağını korumak için daha titiz takip yapar. Borçlu tarafın da kendi kayıtlarını tutması, ihtilaf halinde delil oluşturmak açısından zorunludur.

Cari Hesap Takibinde Sık Yapılan Hatalar

Cari hesap takibi yapan işletmelerin önemli bir kısmı benzer hataları tekrarlar. En sık görülen yedi hata şunlardır:

Aynı müşteri için iki ayrı cari kart açıp hareketleri bölmek
Müşteri unvan değişikliğinde eski kartı kapatmadan yeni kart açmak
Tahsilatları faturayla eşleştirmeden cari toplamına yazmak
Dövizli işlemde kur farkı hesabını ayrı tutmayıp ana cariye karıştırmak
Vade tarihini boş bırakıp tüm alacakları “peşin” görünür hale getirmek
Mutabakatsız bakiyeleri yıllarca taşımak
Kapatılmış carileri silmek (geçmiş veri kaybı yaratır, pasifleştirmek doğrudur)

Bu hataların her biri ay sonu bakiyesinde yüzlerce liralık sapmaya yol açar ve yıl sonu mutabakatında saatlerce ek mesai gerektirir.

ERP ile Cari Hesap Yönetimi

500 cari hesabı olan bir işletmede Excel ile aylık takip, muhasebe ekibinin haftada 2 tam gününü alır. Fatura kesimi, tahsilat kaydı, vade takibi ve müşteri sorgusu için sürekli farklı dosyalar arasında geçiş yapılır. Mutabakat dönemlerinde ekip mesaiye kalır ve hata oranı yükselir. DİA ERP üzerindeki cari hesap programı bu süreci tek ekrana indirir, her fatura kesimi cari karta anında yansır.

Yaşlandırma raporu, müşteri risk analizi ve mutabakat formu sistem üzerinden otomatik üretilir. Ön muhasebe programı entegrasyonu sayesinde tahsilat makbuzu kesildiği anda cari bakiye güncellenir, müşteri takip programı modülü ise vadesi yaklaşan alacaklar için otomatik hatırlatma gönderir. Böylece cari hesap yönetimi muhasebenin zorlu yükü olmaktan çıkıp nakit akışı planlamasının net bir aracına dönüşür.

Sıkça Sorulan Sorular

Cari hesap ile banka hesabı aynı şey mi?

Hayır. Cari hesap, ticari taraflar arasındaki borç-alacak takibini gösteren muhasebe kaydıdır. Banka cari hesabı ise vadesiz mevduat türüdür ve para giriş çıkışlarının bankada tutulduğu hesaptır. İki kavram farklı işlevlere sahiptir.

Cari hesap sözleşmesi zorunlu mu?

Cari hesap rejiminin TTK kapsamında geçerli olabilmesi için sözleşmenin yazılı olması zorunludur. Sözleşme olmadan da işletmeler defterlerinde cari kayıt tutabilir ancak bu kayıtlar TTK 89-101. maddelerin sağladığı özel hükümlerden yararlanamaz.

Cari bakiye negatif olursa ne anlama gelir?

Müşteri carisinde negatif bakiye, müşterinin size ödediği tutarın faturalandırdığınız tutardan fazla olduğunu gösterir, yani siz müşteriye borçlusunuz. Bu durum genellikle peşin tahsilat, iade veya kayıt hatasından kaynaklanır.

Cari hesap kaç yıl saklanmalı?

Türk Ticaret Kanunu gereği ticari defter ve belgeler 10 yıl süreyle saklanır. Cari hesap kayıtları ve ekstreler bu süreye dahildir. Elektronik ortamda tutulan kayıtlar için de aynı süre geçerlidir.

Cari hesap nasıl kapatılır?

Sözleşme süresi dolduğunda, taraflardan biri sözleşmeyi feshettiğinde, taraflardan biri iflas ettiğinde veya öldüğünde cari hesap kapanır. Kapanış anında nihai bakiye hesaplanır ve borçlu taraf bakiyeyi öder.

Excel ile cari hesap takibi yeterli mi?

50’den az aktif cari hesabı olan küçük işletmeler için kısa vadede yeterli olabilir. Ancak çoklu kullanıcı erişimi, otomatik vade takibi, yaşlandırma raporu ve mutabakat süreci gerektiğinde Excel hızla yetersiz kalır.

Cari kod nasıl oluşturulur?

Hesap planı koduyla (120, 320 gibi) başlayan, bölge veya kategori ayırıcısı içeren ve sıra numarasıyla biten yapı tercih edilir. Örnek: 120.01.0001. Kodlama mantığı baştan belirlenmeli ve sonradan değiştirilmemelidir.