Cari Mutabakat Nedir, Nasıl Yapılır?

Cari mutabakat, iki işletmenin birbirine olan borç ve alacak bakiyesini karşılıklı kayıtlar üzerinden doğrulama sürecidir. Bir tarafın defterindeki alacak rakamı, diğer tarafın defterindeki borç rakamıyla aynı olduğunda mutabakat sağlanır. Fark çıkarsa kayıt hatası, eksik fatura, yolda olan ödeme veya iade gibi sebepler tek tek incelenir.

Bu yazıda cari mutabakatın adım adım nasıl yapılacağını, hangi sıklıkla tekrarlanması gerektiğini, Türk Ticaret Kanunu 94. maddenin getirdiği 1 aylık itiraz süresini ve fark analizinde en sık karşılaşılan kalemleri bulacaksınız. Mutabakat formunda bulunması gereken zorunlu alanları ve KEP ile e-posta gönderiminin hukuki delil değerini de ayrı başlıklarda ele aldık.

Cari Mutabakat Nedir ve Hangi Amaçla Yapılır?

Cari mutabakat, satış, tahsilat, iade ve ödeme gibi işlemlerin farklı zamanlarda kaydedilmesinden doğan bakiye farklarını ortaya çıkarır. Tek bir cari hesapta yıl boyunca 200-300 hareket birikebilir ve manuel takipte bir tarafın atladığı bir iade faturası, dönem sonu bakiyesini binlerce lira saptırır.

Sürecin asıl amacı, dönem sonu kapanışı öncesinde her iki tarafın aynı rakamda buluşmasını sağlamak ve olası bir alacak davasında ticari defterlere ek delil oluşturmaktır. Mutabık kalınmış bir form, icra takibinde itirazın iptali davalarına dayanak olur ve ispat yükünü hafifletir.

Cari Mutabakat Nasıl Yapılır Adım Adım

Süreç altı adımdan oluşur ve her adımın atlanması farklı bir hataya yol açar. Cari hesap mutabakatı yapılırken izlenmesi gereken adımlar şunlardır:

• Dönem belirleme: Aynı tarih aralığını seçin, bir taraf 31 Aralık diğeri 30 Aralık seçerse rakamlar zaten tutmaz.
• Bakiye çıkarma: Kendi defterinizdeki dönem sonu borç-alacak bakiyesini hesaplayın ve hareket listesini hazırlayın.
• Form gönderimi: Bakiyeyi ve mutabık olup olmadığını işaretleyeceği alanı içeren formu karşı tarafa iletin.
• Karşılaştırma: Karşı taraf kendi kaydındaki rakamla sizinkini kıyaslar.
• Fark analizi: Uyuşmazlık varsa işlem bazlı inceleme yapın, toplam tutara değil her bir faturaya bakın.
• Onay ve arşiv: Mutabık kalınan formu kaşeli imzalı şekilde 10 yıl boyunca saklayın.

Cari hesap kontrolünü sadece toplam bakiye üzerinden yapmak en yaygın hatadır. Toplam aynı görünse bile içeride birbirini götüren iki ters kayıt olabilir, bu yüzden işlem bazlı karşılaştırma şarttır.

Cari Mutabakat Formunda Bulunması Gereken Bilgiler

Hukuki geçerlilik için form üzerinde belirli alanların eksiksiz yer alması gerekir. Eksik bir vergi numarası veya belirsiz bir tarih, mahkemede formun delil değerini düşürür. Mutabakat formunda mutlaka bulunması gerekenler şunlardır:

• Firma unvanı, vergi numarası ve adres bilgileri
• Mutabakat dönemi (başlangıç ve bitiş tarihi net olmalı)
• Dönem sonu borç veya alacak bakiyesi rakamla ve yazıyla
• Dövizli işlem varsa kullanılan kur ve kur tarihi
• “Mutabıkız” ve “Mutabık değiliz” seçenekleri için ayrı kutular
• Yetkili imzası, kaşe ve tarih alanı

Dövizli işlemlerde kur belirtilmezse karşı taraf farklı bir Merkez Bankası kuru kullandığında binlerce liralık sapma çıkar. Form üzerinde kur tarihinin net belirtilmesi bu sorunu baştan kapatır.

TTK 94. Madde ve 1 Aylık İtiraz Süresi

Türk Ticaret Kanunu’nun 94. maddesi, mutabakat sürecinin yasal çerçevesini çizer. Bir işletme karşı taraftan bakiye gösteren belgeyi aldıktan sonra 1 ay içinde itiraz etmezse, o bakiyeyi kabul etmiş sayılır. İtiraz bu süre içinde noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla yapılmak zorundadır.

Sözlü itiraz veya normal e-posta itirazı, kanun karşısında geçerli sayılmaz. Bu durum çoğu işletmenin atladığı kritik bir noktadır. Karşı taraftan hatalı bir bakiye gösteren form geldiğinde 30 günü doldurmadan ve uygun kanaldan itiraz edilmezse, sonradan açılacak davada yazılı bakiye geçerli kabul edilir.

Cari Mutabakat Ne Sıklıkla Yapılmalı

İdeal sıklık, işletmenin cari hesap sayısı ve işlem yoğunluğuna göre değişir. 50’den az aktif cari hesabı olan küçük işletmeler için yılda iki kez yeterli olabilir. 200 üzeri cari hesabı olan toptan ve dağıtım firmalarında aylık mutabakat önerilir, aksi halde fark birikimi yıl sonunda kontrolden çıkar.

Hukuki ihtilaf riski yüksek sektörlerde (inşaat, taahhüt, ihracat) en az 3 ayda bir mutabakat yapılması, ispat yükü açısından kritik öneme sahiptir. Yıl içinde hiç mutabakat yapılmamışsa, dönem sonunda 12 aylık hareketi tek seferde karşılaştırmak hem zaman alır hem hata payını yükseltir.

Mutabakat Sağlanamadığında Fark Analizi

Bakiyeler tutmadığında problemin kaynağı genellikle beş tipik kalemden birine düşer. Fark çıktığında önce bu kalemleri kontrol edin:

• Yolda olan ödeme: Ay sonunda gönderilen havale karşı tarafa ertesi ay düşmüş olabilir.
• İade faturası: Bir taraf iadeyi kaydetmiş, diğer taraf henüz işlememiş olabilir.
• Kur farkı: Dövizli işlemde iki tarafın farklı kur kullanması bakiyeyi saptırır.
• Vade farkı veya gecikme faizi: Tek taraflı tahakkuk edilen faiz, karşı tarafta görünmez.
• Mükerrer kayıt: Aynı fatura iki kez kaydedilmiş olabilir, özellikle düzeltme faturalarında sık görülür.

Bu beş kalemi kontrol ettikten sonra hala fark varsa, mutabakat dönemi içindeki tüm faturaları tek tek karşılaştırmak gerekir. ERP yazılımı üzerinden yapılan cari hesap kontrolü, hareketleri otomatik eşleştirerek bu süreyi saatlerden dakikalara indirir.

KEP ile E-Posta Mutabakatı Arasındaki Fark

Normal e-posta ile gönderilen mutabakat, hukuken “yazılı delil başlangıcı” sayılır ancak kesin delil değildir. Karşı taraf inkar ederse ispat zorlaşır. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ise gönderici, alıcı, içerik ve zaman bilgisini değiştirilemez şekilde kayıt altına alır ve mahkemede ıslak imzalı belge gücünde sayılır.

Yüksek tutarlı veya yıl sonu kapanış mutabakatlarında KEP tercih edilmelidir. Düşük tutarlı rutin aylık mutabakatlar için entegre bir cari hesap programı üzerinden gönderim, hem zaman tasarrufu sağlar hem hareketleri otomatik eşler.

ERP ile Cari Mutabakat Süreci

Manuel cari mutabakat, 100 cari hesabı olan bir işletmede dönem sonunda muhasebe ekibinin 3-4 günlük mesaisini alır. Form hazırlama, e-posta gönderme, gelen cevapları işleme ve fark analizi yapma adımları ayrı ayrı zaman tüketir. DİA ERP üzerindeki cari hesap programı tüm cari hareketleri tek ekranda görüntüler ve mutabakat formlarını toplu olarak otomatik üretir.

Gönderilen formların geri dönüşleri sistem üzerinde takip edilir, mutabık kalınan ve farklı olan cariler ayrı raporlanır. Ön muhasebe programı entegrasyonu sayesinde fatura, dekont ve iade kayıtları cari hareketle anlık eşleşir. Böylece dönem sonu kapanışında binlerce liralık sapmaya neden olan kayıt hataları, daha oluştuğu gün yakalanır ve mutabakat süreci stres kaynağı olmaktan çıkar.

Sıkça Sorulan Sorular

Cari mutabakat zorunlu mu?

Türk Ticaret Kanunu 94. madde kapsamında cari hesap sözleşmelerinde dönem sonu bakiye tespiti zorunludur. Sözleşme veya ticari teamül yoksa takvim yılının son günü hesap kapanış günü kabul edilir.

Mutabakat formuna kaç gün içinde cevap verilmeli?

Kanuna göre formu alan taraf 1 ay içinde itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır. Uygulamada firmalar 3-7 iş günü içinde cevap beklemeyi tercih eder ancak yasal sınır 30 gündür.

Cari mutabakat ile BA/BS mutabakatı aynı şey mi?

Hayır. Cari mutabakat iki firma arasındaki borç-alacak bakiyesini doğrular. BA/BS mutabakatı ise vergi dairesine bildirilen alış-satış faturalarının sayı ve tutar bazında karşı tarafın bildirimiyle örtüşmesini kontrol eder.

Mutabakat formu kaç yıl saklanmalı?

Türk Ticaret Kanunu gereği ticari defterler ve mutabakat yazışmaları dahil tüm ticari belgeler 10 yıl süreyle saklanır.

Dövizli cari mutabakatta hangi kur kullanılır?

Sözleşmede belirtilen kur kullanılır. Sözleşmede hüküm yoksa genellikle Merkez Bankası döviz alış kuru tercih edilir, ancak hangi kurun esas alındığı formda mutlaka belirtilmelidir.

Mutabakat sağlanamazsa ne olur?

Taraflar fark tutarı ve nedenini belgeleriyle paylaşır. Uzlaşma olmazsa ticari defter incelemesi ve gerekirse mahkeme süreci devreye girer. Bu noktada düzenli yapılmış geçmiş mutabakatlar güçlü delil oluşturur.

E-posta ile gönderilen mutabakat geçerli mi?

Yazılı delil başlangıcı sayılır ancak kesin hukuki geçerlilik için KEP veya noter onaylı gönderim tercih edilmelidir. Karşı taraf inkar ederse normal e-postanın ispat gücü zayıf kalır.